Code de conduite RGPD
1 - Préambule :
En février 2025, le FSI a officialisé son Code de conduite RGPD (en abrégé Code ou Code de Conduite) qui trouve son origine dans la volonté du secteur du travail intérimaire au Grand-Duché de Luxembourg de clarifier et concrétiser la mise en œuvre du Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD) pour l’ensemble du secteur intérimaire.
2 - Objectifs :
- • Servir de guide concret pour l’application du RGPD et harmoniser les pratiques quelle que soit la taille de l’entreprise.
- • Démontrer à toute personne ou entité que le secteur traite de manière transparente et offre des garanties liées à la gestion des données personnelles.
- • Dans le cadre de traitement de données personnelles, décrire les pratiques relatives à la mise au travail de travailleurs intérimaires.
3 - Application du code :
Le Code fait aussi état d’une série de contrôles quant à la gestion des données personnelles de telle manière que toute société adhérente puisse évaluer le respect des normes en vigueur. Il contient une série de points de mesure concrets destinés à ce contrôle. Dans ce contexte, le contrôle de la bonne application du Code est confié à un organisme de suivi conformément au chapitre 5 « Surveillance, conformité et organisme de suivi ». La Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD), quant à elle, est l’autorité de contrôle du Code.
4 - Surveillance, conformité et organisme de suivi :
Le FSI confie les opérations de surveillance à un ou plusieurs organisme(s) de suivi agrée(s) par la CNPD conformément aux critères d’agrément publiés par celle-ci sur son site. En outre, l’organisme de suivi doit répondre aux critères suivants :
- • indépendance (en ce compris de ses éventuels sous-traitants) vis-à-vis du FSI et des ETI, c’est-à-dire absence de conflit d’intérêts avec le FSI ou une ETI, notamment à l’égard d’un membre de la direction ou du conseil d’administration ou de l’actionnariat de ces dernières ;
- • expérience professionnelle dans le domaine de l’audit ;
- • expérience professionnelle pertinente dans le secteur du travail intérimaire au Grand-Duché de Luxembourg.
Organisme de suivi
Durée de désignation et révocation :
Durée. L’organisme de suivi est désigné par le FSI pour une durée de 5 ans. Au terme de cette période, la mission de l’organisme de suivi peut être renouvelée par le FSI.
Révocation. La perte par l’organisme de suivi de l’accréditation de la CNPD entraine la révocation automatique de celui-ci comme organisme de suivi du Code.
5 - Demande d’adhésion et vérifications des conditions formelles d’éligibilité :
Dépôt de la demande. La demande se fait par envoi de la
demande d’adhésion à l’ANNEXE 4 du Code et des documents annexes par email auprès d’un organisme de suivi à l’adresse email indiquée sur le site internet de l’organisme de suivi choisi dans la rubrique dédiée au Code. La liste des organismes de suivi ainsi que leurs coordonnées sont également publiées sur le site www.fsi.lu.
Vérifications par le FSI. Au préalable, l’ETI adresse au FSI, à l’email info@fsi.lu, une demande de confirmation que l’ETI est bien titulaire des autorisations ministérielles visées à l’article L.131-2 du Code du travail et est en ordre de ses cotisations auprès du FSI. Dans le délai d’un mois à compter de la réception d’une demande complète sur ces points, le FSI envoie à l’ETI et à l’organisme de suivi le résultat de ses vérifications. Le FSI dispose d’un délai d’un mois pour effectuer lesdites vérifications et solliciter les documents nécessaires auprès de l’ETI à compter de la réception de demande de confirmation au FSI.
Examen d’éligibilité par l’organisme de suivi. Dans un délai de 8 jours ouvrables, l’organisme de suivi vérifie s’il n’existe pas de conflit d’intérêts vis-à-vis de l’ETI concernée (en ce compris entre ses éventuels sous-traitants et l’ETI) et en informe l’ETI. En cas de conflit d’intérêts avéré, l’ETI adresse, si possible, le dossier à un autre organisme de suivi. Dans un délai d’un mois, l’organisme de suivi vérifie l’éligibilité de l’ETI à son adhésion au Code et vérifie que la demande est complète.
6 - Adhésion et renouvellement :
L’Adhésion actée, l’ETI peut utiliser un label/logo confirmant son adhésion.
Renouvellement. A l’issue d’un délai de cinq années à compter de la date d’adhésion au Code, toute société adhérente fait l’objet d’une nouvelle évaluation de conformité conformément à la procédure décrite au point 5.2.4 ci-dessus en vue du renouvellement de l’adhésion, en ce compris les exigences relatives à un audit externe de conformité de sécurité des systèmes de l’information.
Audit. Celui-ci est éligible à un remboursement par les FSI selon les modalités habituelles.
7 - Réclamation par une ETI contre l’organisme de suivi
Réclamation contre une décision de l’organisme de suivi en lien avec la conformité au Code de l’ETI ou la société adhérente
Une ETI ou une société adhérente qui serait en désaccord avec les conclusions du rapport de conformité en vue de l’adhésion, du renouvellement ou du maintien ou avec la décision de suspension de la procédure d’évaluation de conformité ou de rejet de la demande d’adhésion, peut introduire une réclamation auprès de l’organisme de suivi conformément à la procédure de réclamation dudit organisme publiée sur le site du FSI www.fsi.lu dans la rubrique dédiée au Code, endéans le mois suivant l’envoi du rapport de conformité de l’organisme de suivi. Passé ce délai l’ETI ou la société adhérente est présumée accepter la décision.
En cas de désaccord à l’issue de la procédure de réclamation, la société adhérente dispose de la faculté de demander l’avis de la CNPD dans un délai d’un mois à compter de la décision rendue à l’issue de la procédure de réclamation. A défaut d’introduire une telle demande auprès de la CNPD, l’ETI ou la société adhérente est présumée accepter la décision.
Réclamation en lien avec l’exercice par l’organisme de suivi de ses missions
Une ETI ou une société adhérente qui estimerait que l’organisme de suivi n’exerce pas ses missions conformément au Code peut introduire une réclamation auprès du FSI ou de la CNPD. Si la réclamation est adressée au FSI, celui-ci la transmet à la CNPD dans un délai de 8 jours ouvrables à compter de la réception de la réclamation. Si la réclamation a été introduite auprès de la CNPD, cette dernière en informe le FSI lorsqu’elle l’estime nécessaire et dans l’intérêt du Code.
8 - Sociétés adhérentes
| Société | Organisme de suivi | Date d’adhésion |
| 
| 11/12/2025 |
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